Файлы, папки и публичные ссылки

Раздел «Файлы» в меню слева показывает все файлы компании в одном месте. Здесь вы их находите, наводите порядок, загружаете в свои папки и делитесь ими по ссылке.

Что показывают Файлы

• Файлы из диалогов: файлы от посетителей, снимки и записи экрана из чат-виджета, вложения писем и файлы, которые отправила команда.
• Изображения и видео баз знаний.
• Файлы задач и комментариев к ним.
• Ваши собственные папки.

Слева вы выбираете вид: «Все файлы», «Папки», «Из диалогов», «Из баз знаний», «Из задач», «Общие» или «Корзина». Фильтруйте по источнику, типу, дате, размеру и тому, кто загрузил файл. Ищите по названию, сортируйте и выбирайте список или сетку.

Просмотреть можно изображения, видео, аудио, PDF, текстовые файлы и код. Текст показан точно так, как написан, со всеми пробелами и пустыми строками. Файл CSV открывается как таблица, а файл HTML как страница, на которой скрипты не работают. Оба можно переключить на текст. Показываются первые 256 КБ текста (2 МБ страницы HTML). Остальные файлы вы скачиваете. При первом открытии раздела «Файлы» список готовится. Это может занять несколько минут.

Загрузка

Файлы в папку загружаются тремя способами:

• перетащите файлы или целую папку с компьютера;
• вставьте файл, например снимок экрана;
• нажмите «Загрузить» и выберите один или несколько файлов либо папку.

Панель загрузки показывает ход и оставшееся время для каждого файла. Если связь обрывается, загрузка продолжается с того места, где остановилась, пока страница открыта. Если закрыть страницу или перерыв длится больше 6 часов, загрузка останавливается, и файл нужно загрузить заново. Неудавшийся файл загружается снова кнопкой «Повторить».

Перед загрузкой папки вы видите, сколько места ей нужно. Если она не помещается, вы видите, сколько места осталось, и ничего не загружается. Системные файлы, например .DS_Store и Thumbs.db, пропускаются. Файлы программ загрузить нельзя.

Ограничения

• Один файл может весить до 5 ТБ.
• Сначала в компании разрешены файлы до 500 МБ. Владелец меняет ограничение в разделе «Настройки», «Компания»: от 1 МБ до 5 ТБ. Смотрите Компания, участники и роли.
• Каждый файл, а также копии и файлы в корзине, занимает хранилище файлов компании. Бесплатно 1,1 ГБ, дополнение «Хранилище файлов» даёт от 500 ГБ до 10 ТБ. Для файла в 5 ТБ нужен самый большой план, 10 ТБ. Смотрите Дополнения, оплата и счета.
• Большой файл нужно загрузить за 6 дней с начала загрузки, без перерывов дольше 6 часов. Для файла в 5 ТБ для этого нужна связь примерно 80 Мбит/с. Если связь слишком медленная, панель загрузки предупредит об этом.

Папки и доступ

Папки работают как на компьютере:

• «Новая папка» создаёт папку. Папки можно вкладывать друг в друга, до 20 уровней.
• Файлы и папки перемещаются перетаскиванием на другую папку или через «Переместить». Если перетаскивать с Alt (на Mac с Option), они копируются.
• «Копировать в» и «Создать копию» делают настоящую копию. Она занимает столько же места, сколько оригинал.
• Файл из диалога, базы знаний или задачи, перетащенный в папку, копируется, а оригинал остаётся на месте.
• Если в папке уже есть такое название, новый файл получает номер, например «отчёт (2).pdf».
• У каждого файла и папки есть свой адрес. «Копировать ссылку» копирует его для других участников.

По умолчанию все папки видят все участники компании. Владелец может показать папку верхнего уровня только выбранным участникам: в окне «Поделиться» нажмите «Изменить, кто видит». Это действует на всё, что есть в папке. Владельцы видят все папки.

Корзина

Файлы из папок и папки сначала попадают в корзину. Там они хранятся 30 дней, потом удаляются навсегда. У каждого видно, до какого дня он останется.

• «Восстановить» возвращает файл в его папку. Если папки больше нет, файл возвращается в начало раздела «Папки».
• Пока файл в корзине, он занимает место.
• Публичные ссылки на файл в корзине не работают. После восстановления файла они снова работают.
• «Удалить навсегда» есть только в корзине. Это может владелец, а участник только файлы из папок, которые загрузил сам. «Очистить корзину» может только владелец.

Удаление файлов

Отметьте файлы или нажмите «Отметить все» (до 10 000 за раз) и выберите действие. Ход удаления виден сразу. Перед удалением вы видите, где файлы используются и что произойдёт.

Файлы из диалогов, баз знаний и задач удаляет только владелец. Они удаляются сразу, без корзины, и восстановить их нельзя:

• Файл из диалога: в диалоге на его месте остаётся запись «Файл удалён», а из связанных задач файл исчезает.
• Вложение письма: файл удаляется из диалога. Исходное письмо с ним хранится, пока не закончится срок хранения писем.
• Файл задачи: исчезает из задачи или комментария.
• Изображение или видео базы знаний: пока его использует статья, удалить его нельзя. Вы видите статьи, в которых оно есть. Сначала уберите его из этих статей.

Публичные ссылки

Публичная ссылка позволяет открыть файл из папки или целую папку человеку без аккаунта. Нажмите «Поделиться» и в части «Публичная ссылка» выберите:

• Что можно делать: отметьте «Просматривать», «Скачивать», а для папки ещё «Загружать» и «Создавать папки» (или «Все», «Ни одного»). «Скачивать» всегда отмечает и «Просматривать». Нужно отметить хотя бы один пункт. При просмотре всё равно можно сохранить копию, например снимком экрана.
• С «Загружать» человек загружает файлы в папку, с «Создавать папки» создаёт в ней новые папки. Загруженные файлы сразу видны в Файлах, учитываются в хранилище компании, а в столбце «Загрузил» написано «Через публичную ссылку». Действуют те же ограничения компании на размер и типы файлов. Ничего нельзя переименовать, переместить, удалить или перезаписать: файл с тем же названием получает «(2)».
• Если «Загружать» отмечено, а «Просматривать» нет, ссылка работает как ящик для файлов: человек видит только место для загрузки и то, что загрузил сам, но не другие файлы папки.
• Сколько она действует: 1 день, 7 дней, 30 дней (по умолчанию), без срока или до выбранной даты.
• Пароль, если хотите. В нём должно быть не меньше 8 символов. «Создать» придумывает надёжный пароль из 16 символов, который можно скопировать. Передайте его отдельно, не в том же сообщении, что и ссылку. После 5 неверных попыток нужно подождать 15 минут.

Ссылка на папку показывает только эту папку и то, что в ней есть. Скачать папку одним ZIP-файлом пока нельзя: каждый файл скачивается отдельно.

Для одного файла или папки можно создать до 20 ссылок. Вид «Общие» показывает все действующие ссылки и сколько раз их открыли. «Отключить ссылку» сразу её останавливает. Свои ссылки меняет и отключает их автор, а владелец может все. Ссылка работает и тогда, когда её автор больше не видит папку, пока не закончится её срок или вы её не отключите.

Для файлов из диалогов, баз знаний и задач публичные ссылки не создаются. Чтобы поделиться таким файлом, сначала скопируйте его в папку.

Настройка компании «Публичные ссылки на файлы» («Настройки», «Компания») определяет, кто создаёт ссылки: «Могут все участники» (по умолчанию), «Только владельцы» или «Выключены». Если их выключить, все созданные ссылки перестают работать. Если включить снова, они снова работают.

AI-агенты

В разрешениях AI-агента есть область «Файлы»:

• Только чтение: видеть все файлы компании, где они используются, папки и публичные ссылки.
• Чтение и изменение: ещё создавать и переименовывать папки, переименовывать, перемещать и копировать файлы, отправлять их в корзину и восстанавливать.

AI-агент видит только те папки, которые видит создавший его участник. Он никогда не загружает файлы, не удаляет их навсегда, не очищает корзину, не меняет, кто видит папку, и не создаёт, не меняет и не отключает публичные ссылки. Набор «Всё для первой настройки» разрешает менять Файлы, а «Для ежедневной работы» оставляет эту область выключенной. Смотрите AI-агенты.